L’Agence Nationale de la Cohésion des Territoires (ANCT) met à disposition des Conseillers numériques France Services (CnFS) un outil de Compte-Rendu d’Activité (CRA).
Tout cela se passe sur l’espace COOP dédié aux CnFS (aussi bizarre que cela puisse sembler à ce stade de votre lecture, COOP ne serait pas un acronyme).
Problème ? L’outil est fournit sans aucune explication ou mode d’emploi…
Solution ? On fait un tour des fonctionnalités dans cet article !
SOMMAIRE :
Présentation générale
Le CRA (compte-rendu d’activité) est accessible depuis l’espace COOP, à cette adresse : https://coop.conseiller-numerique.gouv.fr/compte-rendu-activite.
Il se présente sous la forme d’un formulaire tout en longueur (mais plutôt facile) à remplir.
L’ANCT demande que les CnFS remplissent le formulaire après chaque accompagnement, ou au moins une fois par jour. Il faut reconnaître que si on laisse traîner, on risque de mal le remplir (perte d’informations, oublis).
Ça sert à quoi ?
L’objectif premier de cet outil est de permettre à l’État (via l’ANCT) d’avoir des remontées des actions des CnFS sur le terrain.
Cela est utile pour évaluer la pertinence du dispositif (les postes sont financés par l’État) et mieux appréhender les besoins auxquels les conseillères et conseillers numériques répondent sur le terrain, auprès des citoyens.
C’est aussi un bon moyen (ne nous le cachons pas) de faire de la communication sur le dispositif (communication institutionnelle et/ou politique, selon les cas).
Il est également possible d’afficher les statistiques de ces accompagnements, pour les CnFS eux-même ou pour les employeurs de ceux-ci.
L’option d’export des statistiques est cependant peu aboutie (disons qu’elle fait débat, hein) et ne sera pas forcément très exploitable (du coup, beaucoup de CnFS ont en parallèle leur propre outil de suivi de leur activité).
Présentation détaillée
Même si l’outil est relativement simple à utiliser, l’absence de notice peut parfois amener à des doutes sur le sens d’un mot ou l’utilisation d’une option.
Je vous propose donc de “décortiquer” ensemble le formulaire, étape par étape.
Merci de garder en mémoire que l’outil évolue parfois et que certains détails peuvent donc changer avec le temps.
Date et lieu
La première chose à faire est de rechercher la commune où à eu lieu l’accompagnement. Pour cela, il faut taper le début de son nom ou son code postal et ne pas oublier de choisir dans la liste proposée.
Si on entre un accompagnement d’un jour passé, il faut aussi penser à bien changer la date (en cas d’erreur, on ne pourra pas modifier une fois le formulaire validé).
Il faut ensuite préciser le type de lieu où l’on a effectué l’accompagnement : lieu habituel de rattachement (si on interviens sur plusieurs lieux de sa structure, ça marche, hein), lieu autre comme le local d’un partenaire par exemple, ou encore accompagnement à distance (téléphone, visio, …) ou directement au domicile de la personne accompagnée.
Type d’activité
Voilà un point qui mérite explication, tant on peut interpréter différemment le sens des mots !
• Atelier collectif : bon, c’est facile, c’est quand on regroupe plusieurs personnes (au moins 2).
Cela peut être un atelier ponctuel, ou l’organisation de “cours” réguliers, par exemple.
Attention : le formulaire assigne par défaut 5 participants à un atelier collectif. Il faut penser à modifier le chiffre si besoin.
• Accompagnement individuel : là, on parle d’un face-à-face, mais qui se reproduit plusieurs fois (la notion d’accompagnement s’inscrit donc dans la durée).
Typiquement, c’est une personne qu’on va revoir pour aborder plusieurs choses ou prendre le temps de bien l’aider en fonction de ces besoins.
• Demande ponctuelle : On est ici dans le cas d’une personne qu’on ne va voir qu’une seule fois, sans mettre en place un suivi, pour une question qui peut se régler en une seule rencontre.
Parfois, on reverra cette personne pour une autre demande, mais ça restera “isolé” et donc de l’ordre du ponctuel plutôt que de l’accompagnement individuel.
Comment faire le bon choix dans les cas particuliers ?
Et bien c’est à chacun/e de voir et de décider : il faut prendre ce qui semble le mieux adapté, tout simplement.
Tel CnFS enregistrera une demande ponctuel à la première rencontre et un accompagnement individuel à la suivante alors qu’un/e autre saisira dès le début un accompagnement individuel quand il percevra le besoin de revoir la personne.
De même que lorsqu’on reçoit un couple ou un groupe familial, il faudra choisir soi-même entre saisir un atelier, ne compter qu’une seule personne ou saisir plusieurs demandes ponctuelles ou accompagnements individuels à la suite.
Profil des personnes accompagnées
Attention avec la case “Entrez le nombre de personnes déjà accompagnées” !
Celle-ci concerne les gens que l’on a déjà vu par le passé. Il ne faut donc pas y inscrire les gens que l’on voit pour la première fois.
Dans les statistiques, les chiffres inscrits ici ne viendront pas augmenter le nombre de personnes accompagnées (ce qui permet de faire la différence entre les actes d’accompagnement et les personnes accompagnées).
Indiquer l’âge et le statut des personnes présentes.
Dans le cadre d’un atelier collectif, il est possible de préciser le nombre de personne pour chaque tranche d’âge ou statut (du coup, la case “Non renseigné ou hétérogène devrait assez peu servir).
Thèmes et durée de l’accompagnement
Choisir le ou les thèmes qui correspondent le mieux à l’accompagnement réalisé.
Depuis la mise à jour d’avril 2022, la case “Autre” a disparu (son retour est envisagé) et il convient donc de choisir la rubrique la plus pertinente parmi celles disponibles.
À noter aussi que certaines thématiques ont été renommées, pour les rendre en général plus “larges”, ce qui peut générer des étonnements dans les statistiques.
Indiquer également la durée de l’accompagnement.
Là aussi il y a eu des changements qui se voient dans les statistiques : les accompagnement de “1 à 2h” et “2h ou plus” ont été regroupés dans l’unique catégorie “1h ou plus”. Mais une possibilité d’affiner la durée a été ajoutée, en parallèle.
Suite envisagée
S’il est prévu de revoir la personne accompagnée ou que l’action s’inscrit dans un cycle (exemple de “cours collectifs”) ou même si on réoriente la personne vers une autre structure, il est possible de l’indiquer en fin de formulaire.
Bien entendu, dans le cadre d’une demande ponctuelle ou d’une dernière rencontre, il n’y a pas lieu de renseigner cette partie du formulaire.
En cas de redirection, on peut choisir l’organisme concerné dans une liste (ou en renseigner un autre à la min en bas de la liste).
On peut également indiquer combien de personnes on oriente, dans le cadre d’un atelier (mais on ne peut pas indiquer plusieurs renvois vers différentes structures).
Validation
Une fois le formulaire complet, il suffit de cliquer sur le bouton de validation.
En cas d’erreur de saisie, un message indiquera les parties à modifier.
Une fois le formulaire validé, il n’est plus possible de revenir en arrière ou de modifier sa saisie, même en cas d’erreur.
La possibilité d’ouvrir la modification des saisies antérieures est envisagée pour une future version, sans plus de précision).
